Użyczenie samochodu do celów biznesowych to popularne rozwiązanie wśród przedsiębiorców. Pozwala ono obniżyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej i uniknąć dodatkowych obciążeń podatkowych. Jednak nie zawsze jest to takie proste. Użyczenie samochodu w firmie rodzi wiele wątpliwości natury prawno-podatkowej. Jakie są skutki podatkowe takiego użyczenia i kiedy warto z tego rozwiązania skorzystać?
Czy użyczenie samochodu w firmie podlega opodatkowaniu?
Zasadniczo użyczenie samochodu do celów biznesowych nie podlega opodatkowaniu - ani VAT, ani podatkiem dochodowym. Jest to tzw. nieodpłatne świadczenie, które co do zasady korzysta ze zwolnienia z VAT na mocy art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy o VAT.
Sytuacja może jednak skomplikować się, gdy:
- użyczającym jest firma leasingowa lub wypożyczalnia samochodów - wtedy mamy do czynienia z odpłatnym świadczeniem usług i trzeba odprowadzić VAT,
- samochód służy mieszanemu (prywatno-służbowemu) użytkowi - wtedy konieczne może być proporcjonalne opodatkowanie VAT,
- z użyczenia korzysta osoba powiązana, np. wspólnik spółki - wtedy mogą pojawić się obowiązki w podatku dochodowym.
Kto może użyczyć samochód do celów firmowych bez podatku?
Aby uniknąć opodatkowania, samochód musi zostać użyczony przez osobę prywatną (np. wspólnika, udziałowca czy właściciela firmy) do wykorzystania wyłącznie dla potrzeb firmy. Jeśli natomiast samochód służy celom mieszanym (prywatnym i firmowym), to zazwyczaj konieczne jest odprowadzenie VAT proporcjonalnie do wykorzystania w działalności.
Jak rozliczyć podatkowo samochód użyczony do działalności gospodarczej?
Aby rozliczyć podatkowo samochód użyczony do działalności gospodarczej, należy:
- Sporządzić umowę użyczenia samochodu - powinna ona precyzować strony umowy, okres użyczenia, cel wykorzystania samochodu (wyłącznie firmowy) oraz zasady eksploatacji i utrzymania pojazdu.
- Jeśli samochód służy celom mieszanym, oszacować proporcję wykorzystania dla działalności gospodarczej i odprowadzać VAT proporcjonalnie do tego użytku.
- Ewidencjonować przebieg pojazdu na potrzeby firmowe i prywatne - dla celów rozliczenia VAT.
- Rozliczać wszelkie koszty eksploatacji i utrzymania samochodu zgodnie z założeniami umowy użyczenia.
Samochód użyczony w spółce - konsekwencje podatkowe
Samochód użyczony spółce przez jej wspólnika również co do zasady korzysta ze zwolnienia z VAT. Jednak mogą pojawić się obowiązki podatkowe, jeśli:
- Samochód służy celom mieszanym - wtedy trzeba zapłacić VAT proporcjonalnie.
- Wspólnik pobiera wynagrodzenie za użyczenie samochodu - wtedy mamy odpłatne świadczenie usług.
- Samochód stanowi wkład niepieniężny (aport) wspólnika do spółki - wtedy trzeba odprowadzić VAT od wartości rynkowej pojazdu.
- Użyczenie samochodu stanowi ukrytą dywidendę - wtedy mogą pojawić się obowiązki w CIT i PIT.
Użyczenie samochodu prywatnego do firmy - czy trzeba rozliczać VAT?
Jeśli samochód prywatny jest użyczany przedsiębiorcy indywidualnemu na cele wyłącznie firmowe, to co do zasady nie trzeba odprowadzać VAT od takiego użyczenia. Jednak pod warunkiem, że przedsiębiorca nie pobiera wynagrodzenia od firmy za użyczenie pojazdu.
Samochód użyczony w działalności gospodarczej a koszty uzyskania przychodu
Wydatki związane z eksploatacją samochodu użyczonego do działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w proporcji odpowiadającej wykorzystaniu go dla celów firmy. Dotyczy to m.in. kosztów paliwa, serwisu, napraw czy ubezpieczenia.
Jednak aby zaliczyć te koszty do KUP, trzeba posiadać szczegółową ewidencję (np. w formie książki przebiegu pojazdu) wykorzystania samochodu dla celów biznesowych.
Jakie dokumenty potrzebne przy użyczeniu samochodu do celów firmowych?
Najważniejszym dokumentem przy użyczeniu samochodu do działalności gospodarczej jest umowa użyczenia, określająca m.in.
- strony umowy (użyczający i biorący)
- okres użyczenia
- cel wykorzystania samochodu (wyłącznie firmowy)
- obowiązki stron w zakresie eksploatacji i utrzymania pojazdu.
Dodatkowo warto posiadać dokumentację wykorzystania samochodu dla celów biznesowych - np. ewidencję przebiegu pojazdu, rachunki za paliwo, rozliczenie delegacji.
Kiedy użyczenie samochodu do firmy się opłaca?
Użyczenie samochodu do działalności gospodarczej jest korzystne, gdy:
- Pozwala zaoszczędzić na zakupie lub wynajmie samochodu.
- Samochód służy w 100% (lub zdecydowanej większości) celom firmowym.
- Nie występują powiązania rodzinne ani kapitałowe między użyczającym a działalnością gospodarczą.
- Użyczenie nie stanowi ukrytej dywidendy lub wynagrodzenia.
Jeśli powyższe warunki nie są spełnione, korzyści z użyczenia mogą zostać pomniejszone przez obciążenia podatkowe lub konieczność odprowadzania VAT.
Podsumowanie
Użyczenie samochodu do celów biznesowych to atrakcyjne rozwiązanie dla wielu przedsiębiorców. Pozwala obniżyć koszty transportu w firmie bez konieczności zakupu własnego samochodu. Jednak aby skorzystać w pełni z dobrodziejstw takiego użyczenia, trzeba dobrze przygotować się pod względem formalnym i księgowym. Kluczowe są tutaj odpowiednia umowa użyczenia, rzetelna ewidencja wykorzystania pojazdu oraz zgodność z przepisami podatkowymi. Warto skonsultować się z księgowym lub prawnikiem, aby upewnić się, że użyczenie samochodu nie spowoduje niepotrzebnych obciążeń fiskalnych dla firmy.
Tagi
Udostępnij artykuł
