Posiadanie własnego samochodu to duże ułatwienie w prowadzeniu działalności gospodarczej. Pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze na dojazdy do klientów, dostawców i urzędów. Jednak aby móc rozliczyć koszty używania prywatnego auta w firmie, trzeba spełnić określone warunki. Przepisy podatkowe precyzyjnie określają zasady amortyzacji, dopuszczalny limit kosztów czy przysługujące ulgi. Warto je poznać, by w pełni legalnie i efektywnie kosztowo wykorzystać prywatny samochód w działalności gospodarczej.
Czy można używać prywatnego samochodu w firmie?
Zgodnie z przepisami podatkowymi, przedsiębiorca może używać prywatnego samochodu osobowego na potrzeby firmy. Warunkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, z wyodrębnieniem km przejechanych dla celów działalności i prywatnych. Samochód musi być ubezpieczony OC i AC, a opłacana składka również rozliczana w odpowiedniej proporcji do wykorzystania auta w firmie. Przedsiębiorca musi też posiadać umowę użyczenia auta zawartą pomiędzy nim, jako osobą prywatną a firmą. Taki samochód może służyć zarówno do celów biznesowych, jak i prywatnych.
Jakie dokumenty potrzebne do rozliczenia samochodu prywatnego?
Aby rozliczyć koszty użytkowania prywatnego samochodu, należy przede wszystkim prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać datę, cel wyjazdu, trasę, liczbę faktycznie przejechanych km oraz podpis kierowcy. Przedsiębiorca musi też posiadać umowę użyczenia samochodu zawartą pomiędzy nim osobiście a firmą. Ponadto, trzeba dysponować fakturami za zakup paliwa, ubezpieczenie, przeglądy, naprawy i inne koszty związane z eksploatacją auta. Te dokumenty będą podstawą do rozliczenia wydatków firmowych.
Ile można zaliczyć do kosztów z tytułu używania prywatnego auta?
Zgodnie z przepisami, do kosztów działalności gospodarczej można zaliczyć wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego w wysokości nie przekraczającej 75% poniesionych kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że co najmniej 25% kosztów trzeba rozliczyć jako wydatki prywatne. Limit 75% kosztów obejmuje m.in. paliwo, ubezpieczenie, naprawy, przeglądy, amortyzację. Jeśli przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu lub rozliczenie kosztów nastąpi niezgodnie z przepisami, całość poniesionych kosztów zostanie zakwalifikowana jako wydatki prywatne.
Jakie są zasady amortyzacji samochodu osobowego w firmie?
Aby amortyzować samochód prywatny wykorzystywany w działalności gospodarczej, trzeba wprowadzić go do ewidencji środków trwałych. Podstawą odpisów amortyzacyjnych jest wartość początkowa pojazdu. Amortyzacja jest możliwa dopiero po zawarciu umowy użyczenia między firmą i właścicielem samochodu. Samochody osobowe można amortyzować przy zastosowaniu stawki 20% podstawy dokonywania odpisów. W praktyce oznacza to, że w ciągu 5 lat wartość samochodu zostanie w pełni umorzona.
Kiedy samochód prywatny opłaca się w działalności gospodarczej?
Samochód prywatny bardziej opłaca się w firmie, gdy przedsiębiorca dużo podróżuje służbowo i przejazdy są konieczne do wykonywania działalności. Im więcej kilometrów pokonuje w ramach biznesu, tym więcej kosztów może rozliczyć. Posiadanie auta w działalności jest też opłacalne, gdy samochód ma duży przebieg i jest wysłużony - wtedy szybciej można go umorzyć. Z kolei nowy lub leasingowany samochód generuje wysokie koszty, które nie zawsze można odliczyć w całości.
Jakie ulgi podatkowe przysługują na samochód prywatny w firmie?
Podstawowa ulga podatkowa związana z używaniem prywatnego auta w działalności gospodarczej to możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu do 75% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Dodatkowo, przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi na nabycie samochodu elektrycznego (do 225 000 zł) oraz z odliczenia VAT od zakupu samochodów osobowych (dotyczy firm z podatkiem VAT).
Jak rozliczać wydatki na paliwo w firmowym aucie prywatnym?
Wydatki na paliwo w prywatnym samochodzie wykorzystywanym w działalności gospodarczej mogą zostać zaliczone do kosztów firmy proporcjonalnie do udokumentowanego przebiegu służbowego. Najprostszym rozwiązaniem jest tankowanie na firmową kartę paliwową, co pozwala łatwo wyodrębnić biznesowe tankowania. W przypadku tankowań gotówką lub prywatną kartą, trzeba każdorazowo wpisywać zakup paliwa do ewidencji przebiegu pojazdu i następnie rozliczać proporcjonalnie.
Jakie koszty eksploatacji samochodu prywatnego można zaliczyć do firmowych?
Do kosztów uzyskania przychodów w ramach limitu 75% można zaliczyć wydatki na paliwo, ubezpieczenie OC i AC, przeglądy, naprawy, wymianę opon, części i materiały eksploatacyjne. W przypadku leasingowanego samochodu są to raty leasingowe. Dodatkowo, możliwa jest amortyzacja pojazdu z zastosowaniem 20% stawki podstawy dokonywania odpisów. Warunkiem jest posiadanie umowy użyczenia auta oraz prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.
Podsumowanie
Korzystanie z prywatnego samochodu w działalności gospodarczej może przynieść spore oszczędności i ułatwienia. Jednak aby w pełni legalnie i korzystnie podatkowo rozliczyć taki pojazd, trzeba spełnić szereg warunków. Przede wszystkim konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz posiadanie umowy użyczenia auta. W ramach limitu 75% kosztów można zaliczyć większość wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego. Dodatkowo przysługuje amortyzacja z 20% stawką odpisów. Przy zachowaniu należytej staranności, prywatny samochód może być bardzo przydatnym narzędziem w biznesie.
Najczęstsze pytania
Czy mogę rozliczać w firmie samochód, który jest współwłasnością mnie i żony?
Tak, ale musicie podpisać oboje umowę użyczenia samochodu na rzecz firmy. Wszystkie faktury powinny być też wystawiane na Ciebie.
Czy muszę zakładać firmę, żeby rozliczać koszty samochodu?
Nie, samochód prywatny można rozliczać również w ramach działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych.
Czy mogę rozliczyć w firmie mandat za przekroczenie prędkości?
Nie. Mandaty są kosztami nieuznawanymi za podatkowe, niezależnie od tego czy są związane z działalnością, czy nie.
Czy muszę płacić podatek od użyczenia samochodu firmie?
Nie, jeżeli umowa użyczenia samochodu zostanie zawarta na minimum 6 miesięcy. Jeśli na krócej - przychód podlega opodatkowaniu.
Ile lat można amortyzować samochód w firmie?
Samochód osobowy zaliczany do środków trwałych można amortyzować przez okres 5 lat, stosując 20% stawkę amortyzacyjną.
Tagi
Udostępnij artykuł
