Fakturowanie w dzisiejszych czasach to już nie to samo, co jeszcze kilka lat temu. W dobie cyfryzacji i automatyzacji coraz więcej firm przechodzi na elektroniczny obieg dokumentów, w tym faktur. Nie ma się co dziwić - korzyści z wdrożenia nowoczesnego programu do faktur są ogromne. Pozwalają one nie tylko zaoszczędzić czas i pieniądze, ale też uniknąć błędów i usprawnić cały proces fakturowania. Jak więc wybrać najlepsze oprogramowanie dla swojej firmy w 2023 roku?
Jak wybrać najlepszy program do faktur w 2023 roku?
Wybór odpowiedniego programu do fakturowania nie jest łatwy. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań - zarówno darmowych, jak i płatnych. Przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować potrzeby i specyfikę swojej firmy. Istotne są tutaj takie kwestie, jak:
- liczba wystawianych faktur miesięcznie
- sposób dystrybucji faktur (e-mail, portal klienta)
- integracja z innymi systemami (księgowość, sklep internetowy)
- dodatkowe funkcje (specyfikacja produktów, moduł magazynowy)
- możliwość rozbudowy i dostosowania do potrzeb firmy
- cena i modele rozliczeń (abonament, pay-as-you go)
Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do fakturowania?
Oprócz dopasowania funkcji do potrzeb firmy, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych cech programu do faktur:
- Intuicyjny i przejrzysty interfejs - ułatwi codzienną pracę z programem
- Możliwość wystawiania faktur w wielu walutach - przydatne dla firm eksportujących towar za granicę
- Szeroki wybór szablonów i możliwość personalizacji treści faktury
- Automatyczne numerowanie i archiwizacja faktur
- Wsparcie przy rozliczeniach (terminy płatności, przypomnienia)
- Bezpieczeństwo danych i certyfikaty (np. ISO)
- Wsparcie techniczne i aktualizacje w ramach opłat
Ile kosztują dobre programy do wystawiania faktur w 2023 roku?
Koszt programu do faktur zależy przede wszystkim od jego funkcjonalności i modelu rozliczeń. Najtańsze programy to rozwiązania darmowe lub poniżej 50 zł miesięcznie w modelu abonamentowym. Oferują one jednak ograniczone możliwości.
Lepsze programy do faktur z rozbudowanymi funkcjami kosztują już około 100-300 zł miesięcznie. Warto jednak pamiętać, że często opłaty te zwracają się z nawiązką w postaci zaoszczędzonego czasu i lepszej organizacji.
Jakie funkcje powinien mieć program do fakturowania?
Podstawowe funkcje, jakie powinien zapewniać program do faktur, to:
- wystawianie faktur, rachunków, faktur pro forma
- numery faktur i ich serie
- edycja danych nabywcy
- dodawanie produktów/usług
- podgląd i wydruk faktur
- przesyłanie faktur e-mailem
- podpis elektroniczny i płatny certyfikat
- kopiowanie i usuwanie faktur
- raporty i zestawienia
Ranking najlepszych programów do faktur dla małych firm w 2023
Wśród najlepiej ocenianych programów do faktur dla małych firm można wymienić:
1. Faktura.pl - atrakcyjny cenowo, bogaty w funkcje
2. Fakturownia - łatwa integracja z Allegro i sklepami internetowymi
3. Envelo - dobre zarządzanie płatnościami
4. InFakt - darmowy z opcją rozbudowy o dodatkowe moduły
5. InvoiceOcean - wystawianie faktur w wielu językach
Każdy z tych programów ma swoje mocne i słabsze strony, warto porównać je szczegółowo.
Jak zaoszczędzić czas dzięki programowi do faktur?
Dobre programy do faktur pozwalają oszczędzić mnóstwo czasu na:
- Wystawianiu faktur - gotowe szablony przyspieszają tworzenie faktur
- Wysyłce i odbiorze - faktury wysyłane automatycznie e-mailem
- Księgowaniu - proste eksporty danych do plików CSV i XLS
- Śledzeniu płatności - system przypomina o zbliżających się terminach
- Raportowaniu - gotowe zestawienia i raporty sprzedaży
Jak uniknąć błędów przy fakturowaniu?
Błędy przy fakturowaniu mogą mieć poważne konsekwencje, dlatego warto ich unikać. Oto kilka porad:
- Sprawdzaj dane nabywcy przed wystawieniem faktury
- Ustawiaj automatyczne serie i numerację faktur
- Podłącz program do sklepu internetowego
- Zapisuj wzorce i produkty, by szybko je później wybrać
- Weryfikuj status faktury po wysłaniu
- Korzystaj z przypomnień o płatnościach
- Regularnie twórz kopie zapasowe danych
Na czym polega automatyzacja procesu fakturowania?
Automatyzacja fakturowania polega na tym, że większość czynności odbywa się bez naszego udziału:
- Faktury tworzone automatycznie na podstawie zamówień
- Dane kontrahentów pobierane z bazy systemu
- Faktury w odpowiednim momencie wysyłane do klientów
- Przypomnienia o płatnościach wysyłane automatycznie
- Raporty generowane i wysyłane do księgowości
Automatyzacja pozwala więc zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów i usprawnić cały proces fakturowania. Warto więc rozważyć zakup zaawansowanego programu do faktur, aby czerpać korzyści z automatyzacji.
Podsumowanie - oprogramowanie do faktur ułatwia prowadzenie biznesu
Wdrażając nowoczesny program do faktur można zyskać wiele korzyści - oszczędność czasu, uniknięcie błędów, czy pełną kontrolę nad rozliczeniami. Należy jednak pamiętać o wybraniu rozwiązania dopasowanego do potrzeb i branży firmy. Inwestycja w dobre oprogramowanie do fakturowania szybko się zwraca i pozwala biznesowi rozwijać się sprawniej.
Tagi
Udostępnij artykuł
